Huishoudreglement

Artikel 1: Stichting – benaming – aansluiting – zetel

Op 19 juni 1968 werd te Merksem een zwemvereniging gesticht met name Merksemse Zwemvereniging afgekort M.Z.V. en later omgevormd tot M.Z.V.-A.

De club werd bij de Koninklijke Belgische Zwem- en Reddingsbond aangesloten onder het nummer: 167.

De zetel van de club is gevestigd te Merksem, Catershoflaan 108.

Op 19 januari 1994 werd M.Z.V.-A. omgevormd van een feitelijke vereniging tot een V.Z.W.
waarvan de statuten werden bekend gemaakt in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 3 maart 1994, onder nr. 4106 en 4107.

Het ondernemingsnummer: 0415.977.438

Bankrekening:

  • zwemmen: 735-0034577-33
  • waterpolo: 880-4183401-32

Artikel 2: Doel

M.Z.V.-A. stelt zich tot doel het onderricht en de beoefening van de zwemsport in het algemeen te bevorderen en aan te moedigen.
Momenteel voorzien wij in vier disciplines:

  • Zweminitiatie
  • Wedstrijdzwemmen
  • Recreatief zwemmen
  • Waterpolo

Deze opsomming is niet limitatief.

Artikel 3: Lidmaatschap, lidgeld en andere financiële verplichtingen

Statutair (zie Titel II art. 5) bestaat de vereniging uit leden en toegetreden leden.
De raad van Bestuur kan ook andere personen als ereleden tot de vereniging toelaten.

1. Toegetreden leden

§1 Iedere aanvraag tot lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren,
door middel van een invulblaadje en ondertekend door de kandidaat toegetreden lid.
Jongeren beneden de zestien jaar kunnen slechts toegetreden lid worden mits schriftelijke toestemming der ouders of voogd.

§2 Men verwerft het statuut “Toegetreden lid” mits betaling van de financiële verplichtingen.

§3 De Raad van Bestuur behoudt zich het recht om kandidaat toegetreden leden te weigeren.

§4 Het lidmaatschap kan door het toegetreden lid schriftelijk opgezegd worden en het toegetreden lid kan tevens op dezelfde wijze door de Raad van Bestuur geschorst worden bij ernstig vergrijp en in het belang van de goede orde binnen de vereniging tot de volgende algemene vergadering.
De algemene vergadering bestaat uit leden van de Raad van Bestuur en de “leden”, (zie lijst in bijlage I).

§5 De Raad van Bestuur bepaalt het bedrag van het jaarlidgeld en legt dit ter goedkeuring voor op de algemene ledenvergadering (budget goedkeuring). Zie bijlage II

§6 Het lidgeld, ter verlenging van het lidmaatschap, is betaalbaar voor 30/09 en is niet deelbaar, noch terugvorderbaar.
Bij niet betaling voor 30/09 dient men het lidmaatschap opnieuw aan te vragen en vangt het lidmaatschap aan op datum van de betaling.
Opmerking: de bondsverzekering dekt de periode vanaf O1/10 tot de datum van de wederaansluiting niet.

§7 Nieuwe toegetreden leden betalen vanaf 1 juni nog slechts de helft van het lidgeld voor het lopende jaar tot einde augustus.
Aan kinderen onder de drie jaar wordt geen lidgeld aangerekend.
Alle toegetreden leden zijn verzekerd via de V.Z.F. en betalen hiervoor jaarlijks (kalenderjaar) een door de V.Z.F. vastgelegd bedrag.

§8 Naast het lidgeld wordt er ook nog een tussenkomst in de onkosten gevraagd per zwembeurt.
Inkomgeld wordt per kwartaal geïnd via een rekening met overschrijvingsformulier dat aan ieder toegetreden lid wordt aangeboden.

§9 Alle door de penningmeester gevraagde betalingen tijdens het werkingsjaar dienen, door de toegetreden leden, tijdig en volledig te gebeuren. Deze betalingen zijn niet deelbaar noch terugvorderbaar.
Bij niet naleving wordt het toegetreden lid de deelname aan alle activiteiten van de vzw Merksemse Zwemvereniging evenals de activiteiten van de koepelvereniging “BRABO” ontzegd tot alle achterstallige betalingen zijn geschied.

Uitzondering: Bij een langdurige ziekte of ongeval, gestaafd door een medisch attest,
kan het toegetreden lid een verzoek tot terugbetaling schriftelijk aan de algemeen secretaris richten.
De raad van Bestuur zal dit verzoek tot terugbetaling op haar eerstvolgende bestuursvergadering behandelen en overeenkomstig haar beslissing zal de penningmeester overgaan tot een al of niet gehele of gedeeltelijke terugbetaling of verrekening bij de volgende aanbetaling

§10 Bij de vaststelling van herhaalde wanbetaling kan de Raad van Bestuur het betrokken toegetreden lid schorsen tot de volgende algemene vergadering waar het ontslag van het toegetreden lid zal gestemd worden.
Het betrokken toegetreden lid zal door middel van een schrijven van de beslissing van de Raad van Bestuur op de hoogte worden gebracht.

§11 Bij betwisting van een te betalen bedrag dient het toegetreden lid eerst het volledige bedrag te betalen en schriftelijk klacht in te dienen bij de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur zal op hun eerstvolgende vergadering dit bespreken
en bij aanvaarding van de klacht zal de penningmeester over gaan tot de terugbetaling van het betwiste bedrag of het bedrag dat door de Raad van Bestuur als teveel betaald wordt beschouwd.

2. Leden

§1 Enkel toegetreden leden kunnen ‘Lid’ worden. Voorwaarden zijn:

  1. Minimum 18 jaar oud zijn.
  2. Minstens 1 jaar toegetreden lid zijn.
  3. Schriftelijk zijn kandidatuur aan de algemeen secretaris hebben bezorgd, minstens 2 weken voor de algemene vergadering en dit wanneer:
    1. Het toegetreden lid zich tevens kandidaat stelt voor bestuurder of
    2. Het toegetreden lid zich kandidaat stelt voor het comité van beroep of
    3. De Raad van Bestuur uitdrukkelijk een verkiezing van leden organiseert.

§2 Het maximum aantal leden is 21 en tenminste 3 (zie Statuten Titel II Art.5)

§3 Toegetreden leden kunnen zich enkel voor de punten 3.a. en 3.b. van §1 kandidaat stellen
indien het maximum aantal leden niet is bereikt.

§4 De bepalingen van Art 3.1. van §2 tot en met §11 zijn ook op leden van toepassing.

3. Ereleden

A. Erevoorzitter

§1 De titel van erevoorzitter kan slechts aan een oud voorzitter en ondervoorzitter worden
toegekend welke geen bestuursfunctie meer uitoefent.

§2 De erevoorzitter is een lid en de bepalingen van Art. 3.2 zijn op deze erevoorzitter van toepassing behalve dat de erevoorzitter is vrijgesteld van de betaling van het jaarlijkse lidgeld en verzekering.

§3 Er is maar 1 persoon tegelijk die de titel van erevoorzitter kan dragen

§4 De kandidaten moeten schriftelijk worden voorgedragen door minimaal 2 leden andere dan de kandidaat erevoorzitter en bezorgd aan de algemeen secretaris.

§5 De raad van Bestuur behandelt deze kandidatuur op de eerstvolgende bestuursvergadering. Een ¾ meerderheid is noodzakelijk voor de aanvaarding van de kandidatuur indien deze aan alle voorwaarden voldoet.

§6 De Erevoorzitter mag de bestuursvergaderingen van de raad van bestuur bijwonen als adviserend lid zonder stemrecht.

B. Erelid

§1 Zowel niet leden als toegetreden leden en oud-leden kunnen door de Raad van Bestuur als erelid worden benoemd op schriftelijke voordracht van minimaal 2 leden en bezorgd bij de algemeen secretaris.

§2 De ereleden moeten een bijzondere verdienste hebben ten voordele van de vereniging.

§3 Voor ereleden zijn de bepalingen van Art.3.1 van toepassing behalve dat ze vrijgesteld zijn van het betalen van het jaarlijkse lidgeld en verzekering.

Artikel 4: Rechten en Plichten

Ieder lid, toegetreden lid en erelid is geacht de statuten van de vereniging te kennen en te aanvaarden.

Ieder lid, toegetreden lid en erelid heeft de plicht zich te schikken naar de door de Raad van Bestuur of door een lid ervan uitgevaardigde schikkingen en beslissingen, zich goed te gedragen, voorkomend en met goede manieren op te treden. Ieder lid , toegetreden lid en erelid dat een verantwoordelijkheid aanvaardt heeft de plicht deze taak naar behoren uit te voeren. Zij hebben met betrekking tot deze verantwoordelijkheid het recht om richtlijnen uit te vaardigen die door andere leden, toegetreden en ereleden steeds dienen opgevolgd te worden. Wangedrag dient steeds gemeld te worden aan de Raad van Bestuur.

Voor clubaangelegenheden kan ieder lid, toegetreden lid en erelid beroep doen op leden van de Raad van Bestuur. Bij een eventuele tuchtmaatregel te zijnen opzichte, heeft ieder lid, toegetreden lid en erelid het recht, op zijn vraag, door de Raad van Bestuur gehoord te worden in zijn verweer, en beroep aan te tekenen tegen een beslissing van de Raad van Bestuur die hem treft bij het Comité van Beroep. Een minderjarig toegetreden lid mag zich door zijn ouders of voogd laten vergezellen tijdens zijn verschijnen voor het bestuur en comité van beroep.

Artikel 5 : Raad van Bestuur (zie Titel III art 9 tem 12 van de statuten)

§1 De vereniging wordt beheerd door de Raad van Bestuur, deze is samengesteld uit maximum twaalf leden die zich schriftelijk hebben kandidaat gesteld en verkozen zijn op de algemene ledenvergadering.

§2 De functie die ieder lid binnen de Raad van bestuur uitvoert wordt tijdens de eerste vergadering door de Raad van Bestuur bepaald volgend op de hiervoor genoemde algemene vergadering.

§3 De leden van de Raad van Bestuur worden telkens voor twee jaar verkozen, men kan zich na verloop van deze termijn terug herkiesbaar stellen.

Artikel 6: Comité van Beroep

§1 Het Comité van Beroep wordt jaarlijks opnieuw samengesteld door de algemene ledenvergadering en bestaat uit de Voorzitter van de Raad van Bestuur en twee leden die geen lid zijn van de Raad van Bestuur en maximum twee plaatsvervangers.

§2 Er mag geen familiale verwantschap zijn tussen of binnen de leden van het comité van beroep en het individuele lid, toegetreden lid of erelid waarover een beslissing dient genomen.

§3 Doel: Het beoordelen van de door de Raad van Bestuur genomen beslissingen t.o.v. individuele toegetreden leden en ereleden welke door één dezer aangevochten worden.

§4 Bevoegdheid:

  1. Zij kunnen de beslissing van de Raad van Bestuur bevestigen.
  2. Zij kunnen de beslissing van de Raad van Bestuur betwisten, en daaruit volgend de Raad van Bestuur een algemene ledenvergadering laten samenroepen.

Artikel 7: Licenties

Om aan officiële wedstrijden deel te nemen moet men een licentie of wedstrijdvergunning hebben.

§1 Sportzwemmers: tot een leeftijd van 24 jaar zal de hoofdtrainer bepalen wie in aanmerking komt voor een zwem-licentie en in samenspraak met de ouders een aanvraag indienen bij de algemeen secretaris.

Vanaf 25 jaar zal de trainer masters in samenspraak met het toegetreden lid en erelid, een aanvraag indienen bij de algemeen secretaris.
Door de samenwerkingsovereenkomst met BRABO zijn alle licenties voor sportzwemmers, niet master, licenties die in hoofde van de koepel vereniging BRABO worden aangevraagd bij de VZF
De zwemlicenties voor masters zijn M.Z.V.-A. licenties.

§2 Waterpolospelers: De waterpolotrainer bepaalt wie in aanmerking komt voor een M.Z.V.-A. waterpolo -licentie en dient een aanvraag in bij de sportsecretaris waterpolo welke deze aanvraag nakijkt en doorstuurt naar de algemeen secretaris

§3 Official licenties: De licenties voor official worden door het respectievelijke hoofd technische cel zwemmen en hoofd technische cel waterpolo aan de algemeen secretaris aangevraagd.
Voor het zwemmen moet er een onderscheid gemaakt worden tussen een official licentie BRABO of M.Z.V.-A.

§4 Algemeen:

  1. Bij het verkrijgen van een licentie verbindt men zich er toe om regelmatig de kleuren van M.Z.V.-A. of BRABO te verdedigen op officiële wedstrijden en tijdens zwemwedstrijden zwemkledij van Speedo te gebruiken.
  2. De jaarlijkse bijdrage voor het verkrijgen / behouden van één of meerdere licenties worden bij het betalen van het lidgeld of bij aanvraag van de licentie betaald door de zwemmer en of waterpolospeler.
  3. Bij officiële zwemwedstrijden draagt de zwemmer GEEN badmuts of de BADMUTS BRABO (zwemmers met BRABO licentie). of M.Z.V.-A. (zwemmers met een M.Z.V.-A. licentie of masters)
  4. Bij overgang naar een andere zwemclub is het lid verantwoordelijk om tijdens de transferperiode een aanvraag in te dienen bij de Vlaamse zwemfederatie en draagt zelf de hierbij horende kosten. M.Z.V.-A. zal echter deze transfer slechts verlenen mits alle schulden werden voldaan.
  5. De opportuniteit van het behoud van de licentie zal jaarlijks door de Raad van Bestuur besproken worden.
  6. Indien een toegetreden lid of lid licentiehouder wil overgaan naar een andere vereniging, tevens lid van de koepel van BRABO kan dit enkel in onderling schriftelijk akkoord van beider verenigingen.

Artikel 8: Clubkampioen(e) zwemmen

De viering bestaat uit 2 delen

Deel 1: Clubkampioen

PER CATEGORIE

De clubkampioen wordt bepaald aan de hand van onderstaande regels. De puntentelling wordt berekend aan de hand van de gezwommen tijden op de dag van het clubkampioenschap

  1. Iedereen die lid is van MZV-A komt in aanmerking om clubkampioen te worden
  2. Tijdens het clubkampoenschap moet 1 x 50m naar keuze + 1 x 100m naar keuze + 200m wisselslag gezwommen worden. De 50m en de 100m wedstrijden moeten in een verschillende stijl worden gezwommen.
  3. Zwemmers die de drie afstanden niet zwemmen komen niet in aanmerking voor de rangschikking.
  4. Er wordt 1 clubkampioen aangeduid (gemengd klassement m/v) per categorie
  5. Wie volgens de 3 gezwommen wedstrijden de beste FINA punten scoort wordt clubkampioen
  6. De 3 beste zwemmers krijgen een trofee en een geldprijs 1ste = 15€‚ 2de = 10€‚ 3de = 5€
EENDJES

Voor de eendjes wordt een apart klassement opgemaakt

  1. De eendjes zwemmen 1 x 50m stijl naar keuze + 2 x 100m naar keuze
  2. De 3 gezwommen stijlen moeten verschillend zijn
  3. Wie volgens de 3 gezwommen wedstrijden de beste FINA punten scoort wordt clubkampioen bij de eendjes
  4. De 3 beste eendjes krijgen een trofee
MASTERS

Voor de masters wordt een apart klassement opgemaakt

  1. De masters zwemmen 2 x 50m stijl naar keuze
  2. De 2 gezwommen stijlen moeten verschillend zijn
  3. Wie volgens de 2 gezwommen wedstrijden de beste FINA punten scoort wordt clubkampioen bij de masters
  4. De 3 beste masters krijgen een aandenken

Deel 2: Slagenkampioenen

Termijn: van 1 september (kalenderjaar 1) t/m 1 maart (kalenderjaar 2)

  1. Iedereen die lid is van MZV-A en deelneemt aan officiële zwemwedstrijden, komt in aanmerking voor deze klassementen
  2. Een apart klassement wordt opgemaakt per basisslag (VS , SS , VL en Rug) over de afstand van 100m, de 4 klassementen zijn gemengd (m/v)
  3. Wie volgens de bepaalde slag de meeste FINA punten scoort wordt slagenkampioen in de desbetreffende slag
  4. Enkel officieel gezwommen wedstrijden komen in aanmerking (de gezwommen 100m wedstrijden op het clubkampioenschap komen NIET in aanmerking)
  5. Per slag krijgen de 3 beste zwemmers een trofee en een geldprijs 1ste = 15€‚ 2de = 10€‚ 3de = 5€

Voor beide onderdelen (deel 1 : clubkampioen en deel 2 : slagenkampioenen) gelden ook volgende afspraken:

  1. Op de MZV-A dag worden de verschillende titels bekendgemaakt
  2. De geldprijzen worden enkel aan de zwemmer zelf overhandigd op de viering (MZV-A dag). Wanneer de zwemmer niet aanwezig is kan hij achteraf geen aanspraak meer maken op het geld.

Artikel 9 : Deelname aan zwemwedstrijden

§1 Jonger dan 25 jaar: de hoofdtrainer bepaalt aan welke wedstrijden de zwemmers meedoen, wie mag meedoen en uit welke disciplines mag gekozen worden.

§2 Masters: alvorens de zwemmers op de hoogte te brengen, zal de sportsecretaris zwemmen met de trainer masters bepalen aan welke wedstrijden wordt deelgenomen.

§3 Doortochten: In samenspraak met de trainer wordt er beslist, wat en wanneer men zwemt.
Een vooraf bepaalde deelname in de onkosten per inschrijving moet door de zwemmer betaald worden.

§4 Algemeen:

  1. Wedstrijden, officials, afgevaardigden: wanneer de sportsecretaris vaststelt dat bij het inschrijven van een wedstrijd onvoldoende officials en of afgevaardigden op de dag van de wedstrijd zullen beschikbaar zijn, zal hij dit meedelen aan de hoofdtrainer, hoofd Technische cel zwemmen en de Raad van Bestuur. Het hoofd technische cel zwemmen neemt dan de beslissing of er wel of niet aan de wedstrijd wordt deelgenomen.
  2. Boetes tengevolge van forfaits voor wedstrijden: Bij afwezigheid, zonder medisch attest of waarbij het attest niet (binnen de 48 uur na het plaatshebben van de betreffende wedstrijd) werd ingediend door de betrokken zwemmer bij de sportsecretaris zwemmen, zullen alle kosten van het forfait, de startgelden en eventueel andere kosten (bvb. verplaatsingskosten) aan de betrokken zwemmer worden aangerekend door middel van een rekening opgemaakt door de penningmeester aan de hand van de informatie verstrekt door de sportsecretaris zwemmen.

Uitzondering: voornoemde bedragen dienen niet betaald indien het forfait het gevolg is van een sportieve beslissing van de trainer welke dit doorgeeft aan de sportsecretaris zwemmen. Ook dienen er geen vergoedingen ten gevolge van een forfait betaald als dit werd voorzien in de reglementeringen van de VZF (bvb. oproeping nationale trainingen en wedstrijden)

Artikel 10: Vergaderingen van de Raad van Bestuur

§1 Wanneer:

De Raad van Bestuur vergadert op regelmatige tijdstippen op de plaats, dag en uur vermeld in de oproepingsbrief tevens de dagorde.
Buitengewone vergaderingen van de Raad van Bestuur kunnen mits oproep van alle bestuursleden belegd worden, door de voorzitter of door een ander lid van de Raad van Bestuur.

§2 Agenda:

De agenda wordt samengesteld door de algemeen secretaris in overleg met de voorzitter.
Bestuurders kunnen tot twee werkdagen voor de zitting punten agenderen.
De Raad van Bestuur mag enkel beraadslagen over de punten die op de agenda voorkomen. Bij hoogdringendheid kunnen ter zitting punten toegevoegd worden aan de agenda mits instemming van minstens twee derde van de op de vergadering aanwezige bestuurders.
De oproepingsbrief met dagorde en geactualiseerde vergaderkalender van het lopende werkjaar, dient minimaal 24 uur voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden van Raad van Bestuur.

§3 Stemming en beslissing:

Een beslissing van de Raad van Bestuur is slechts geldig indien minstens de helft der leden van de Raad van Bestuur aanwezig zijn.
Ieder lid van de Raad van Bestuur beschikt over één stem.
Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. De voorzitter kan autonoom beslissen om een punt van de dagorde, waarvan er een staking is van stemmen, dit punt en de stemming ervan te verdagen naar de volgende bestuursvergadering. Een verdaging van een punt wegens staking van stemmen door de voorzitter kan slechts éénmaal voor dat betreffende punt geschieden.
Een afwezig lid van de Raad van Bestuur kan zijn stemrecht niet delegeren.

§4 Verslaggeving en notulen:

Van de zitting wordt een verslag gemaakt door de algemeen secretaris.
Het verslag moet minstens één week voor de volgende bestuursvergadering in het bezit zijn van alle bestuursleden.
Elk lid van de Raad van Bestuur heeft het recht om bij aanvang van de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Indien deze opmerkingen worden aangenomen, is de voorzitter er toe gehouden een rechtzetting in het volgende verslag op te laten nemen.
De goedgekeurde verslagen en notulen worden door de voorzitter en algemeen secretaris ondertekend en bewaard in een register.

§5 Afwezigheden:

Een lid van de Raad van Bestuur dat niet aanwezig kan zijn, dient zich hiervoor te verontschuldigen, desnoods mondeling via door hem bereikbare leden van de Raad van Bestuur.

Artikel 11: Plichten van de leden van de Raad van Bestuur

Het organigram (bijlage I) geeft weer welke taak ieder lid van de Raad van Bestuur wordt geacht uit te oefenen en waarvoor hij/zij verantwoording draagt.
Ieder lid van de Raad van Bestuur is verplicht tot een positieve activiteit in het kader van de club, op administratief, organisatorisch of sportief vlak.
Het behoort tot de plicht van ieder lid van de Raad van Bestuur alle punten die in het clubverband voor verbetering vatbaar zijn, in vergaderingen van de Raad van Bestuur ter bespreking voor te dragen.
Een lid van de Raad van Bestuur is verplicht tot discretie tegenover derden en ook tegenover leden, toegetreden leden en sympathisanten met betrekking tot de inhoud en het verloop der vergaderingen van de Raad van Bestuur en tot alles wat tengevolge van deze functie aan een lid van de Raad van Bestuur over de interne aangelegenheden van de club bekend kan zijn.

De leden van de Raad van Bestuur hebben tot taak, met uiterste zorg, en zonder inachtneming van rang, ambt of stand, te waken op de volstrekte toepassing en naleving van alle door de statuten en het huisreglement omlijnde punten. Ieder lid van de Raad van Bestuur heeft tot plicht zulke afwijking op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur kenbaar te maken.

Een taak en verantwoordelijkheid van een bestuurslid kan tijdelijk door een ander bestuurslid worden overgenomen.
In uitzonderlijk geval kan een taak van een bestuurslid tijdelijk worden overgenomen door een lid of toegetreden lid of erelid buiten het bestuur. In dit geval is de voorzitter de directe verantwoordelijke voor deze taak binnen het bestuur waar hij verantwoording aflegt.

Artikel 12: Leiding

De Raad van Bestuur is soeverein, leidt de club en treft alle maatregelen, vaardigt alle reglementen uit, oordeelt, beslist en voert ook uit in gevallen niet door de statuten of het huisreglement voorzien.

De Raad van Bestuur kan comités oprichten, die een bijzonder deel van de activiteiten der vereniging op zich nemen. De comités stellen een secretaris aan, die verslag uitbrengt ten overstaan van de Raad van Bestuur.

De Raad van Bestuur schenkt, op uitdrukkelijke vrijheid van handeling en persoonlijk initiatief, tevens de nodige volmachten aan de leiding van de comités en aan de leden van de Raad van Bestuur.

Alle bijeenkomsten van comités en werkgroepen (bvb. trainersvergadering) zullen tijdig aan de voorzitter van de Raad van Bestuur meegedeeld worden zodat deze één of meerdere leden van de Raad van Bestuur kan afvaardigen.

Artikel 13: Taakomschrijving van de leden van de Raad van Bestuur

§1 Voorzitter:

  1. is de eerste vertegenwoordiger van de vereniging t.o.v. derden
  2. leidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur, de algemene vergadering en het deze van het Comité van Beroep.
  3. waakt over het stipt naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement
  4. zorgt ervoor dat de Raad van Bestuur een strategische planning opmaakt voor het begin van elk werkjaar
  5. zorgt ervoor dat de besluiten van de Raad van Bestuur en de algemene vergadering uitgevoerd worden
  6. houdt nauw contact met alle afdelingen binnen de vereniging
  7. tekent rechtsgeldig voor de vereniging tenzij ook de handtekening van de algemeen secretaris vereist is.

§2 Ondervoorzitter:

Vervangt de voorzitter bij afwezigheid.

§3 Algemeen secretaris:

  1. ontvangt en beantwoordt alle briefwisseling met officieel karakter (VZF, KBZB, Brabo)
  2. brengt onmiddellijk belanghebbende(n) op de hoogte van belangrijke briefwisseling, feiten en berichten die het secretariaat bereiken
  3. roept de leden van de Raad van Bestuur, comité van Beroep en de algemeen vergadering bijeen op de door de Raad van Bestuur vastgestelde plaatsen, data en uren
  4. stelt de dagorde op voor de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de algemene vergadering
  5. maakt verslag van alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en de algemene vergadering en bewaart deze door hem / haar en de voorzitter ondertekende verslagen in een register
  6. bezorgt tijdig de verslagen van de vergaderingen aan de leden van de Raad van Bestuur
  7. zorgt ervoor dat de lijst van alle aangesloten leden en het register van de (toegetreden) leden actueel wordt bijgehouden volgens de reglementen van de VZF
  8. zorgt ervoor dat de lijst met vergunninghouders jaarlijks nagekeken en gecorrigeerd wordt en bezorgt deze lijst tijdig aan de bevoegde instantie(s)
  9. geeft de gegevens van nieuwe leden zo snel mogelijk door aan de VZF dit in verband met verzekeringen en dergelijke
  10. dient onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden van ongevallen en schadegevallen binnen de vereniging en volgt deze dossiers op
  11. legt binnen de maand na de jaarlijkse algemene vergadering een kopie van de actuele versie van het register van de leden en de goedgekeurde rekening van het afgelopen werkjaar neer op de griffie van de Rechtbank van Koophandel.
  12. Meldt binnen de maand elke statuutwijziging, elke wijziging in het register van de leden en elke wijziging in de samenstelling van de Raad van Bestuur aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel
  13. tekent rechtsgeldig voor de vereniging tenzij ook de handtekening van de voorzitter vereist is.
  14. coördineert de opstelling van de in te dienen subsidie dossier (Stad Antwerpen, Provincie, Sportraad,…)

§4 Penningmeester:

  1. houdt nauwkeurig een vereenvoudigde boekhouding (waarvan het model is vastgesteld door het KB van 26 juni 2003) bij van inkomsten en uitgaven, gestaafd met de nodige bewijsstukken
  2. Hij/zij rapporteert de toestand van de clubfinanciën tijdens iedere vergadering van de Raad van Bestuur.
  3. is belast met het opmaken van de rekening (= een document dat een overzicht geeft van de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen jaar, gestaafd met de nodige bewijsstukken) en de begroting (= een raming van de uitgaven en inkomsten voor het komend boekjaar) en presenteert beide aan de leden van de jaarlijkse algemene vergadering na voorafgaande goedkeuring door de Raad van Bestuur.
  4. vult jaarlijks het aangifteformulier inkomstenbelastingen van de vereniging in en bezorgt het tijdig aan de betrokken administratie
  5. bied assistentie aan de algemeen secretaris in verband met de opstelling van het subsidiedossier.
  6. Hij/zij bepaalt na overleg met de Raad van Bestuur, hoe en waar de clubgelden dienen ondergebracht en besteed.
  7. Hij/zij heeft volmacht op de rekeningen en kan, zonder voorlegging op de vergadering van de Raad van Bestuur, de lopende rekeningen betalen is belast met het innen van de lidgelden en de contributies van de leden van de vereniging alsook met het innen van alle andere inkomsten tenzij dit anders en uitdrukkelijk werd beslist door de Raad van Bestuur
  8. is belast met de controle op en het tijdig voldoen van alle rekeningen welke het gevolg zijn van de werking van de vereniging en van de besluiten van de Raad van Bestuur
  9. controleert en superviseert de financiële werking van de door de Raad van Bestuur erkende comités, is volmachthebber van alle gevoerde (bank)rekeningen en is de financiële eindverantwoordelijke ten overstaan van de algemene vergadering
  10. is als enigste gemachtigd om rekeningen op te maken in naam van de vereniging
  11. mag geen uitgaven doen of schenkingen ontvangen die niet goedgekeurd zijn door de Raad van Bestuur

§5 Hoofd sporttechnische cel zwemmen

  1. heeft een superviserende functie over de zwemafdeling en haar werking.
  2. Hij/zij is de vertegenwoordiger van de zwemafdeling in de Raad van Bestuur
  3. Coördineert de organisatie van de trainingen en wedstrijden.

§6 Sportsecretaris zwemmen

  1. Ontvangt de uitnodigingen voor alle zwemfeesten: jeugd, masters, doortochten, ijsberen, …
  2. De sportsecretaris zal voor de verdeling van de uitnodigingen voor de zwemfeesten, aan de zwemmers steeds met de desbetreffende trainers (jeugd, masters) de mogelijkheden van deelname bespreken.
  3. Verzamelt de inschrijvingen voor de zwemfeesten en verstuurt de inschrijvingen naar de inrichtende clubs.
  4. Bij inrichting van een eigen zwemfeest verzorgt hij/zij in samenspraak met de hoofdtrainer en de jurysecretaris het voorprogramma. Hij/zij geeft een gedetailleerde kostenraming aan de penningmeester. Hij/zij geeft een voorstel van de uit te nodigen clubs aan de Raad van Bestuur. Zorgt voor de uitnodigingen van de clubs en de opvolging hiervan. Hij/zij verzorgt samen met de verantwoordelijke zwemmen indoor de volledige programmatie van het in te richten zwemfeest.
  5. Houdt alle besttijden van de CV-houders bij + clubrecords
  6. Geeft een sportief verslag op de algemene ledenvergadering.

§7 Verantwoordelijke zwemfeesten indoor:

  1. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de door M.Z.V.-A. georganiseerde indoor-zwemfeesten (Schaal Jacques, entente, scholencriterium, enz).
  2. Hij/zij coördineert: hij/zij stelt een draaiboek op en ziet toe op de invulling en uitvoering van dit draaiboek.
  3. Hij/zij stelt een budget op in samenwerking met de penningmeester, econoom en sportsecretaris

§8 Verantwoordelijke zwemfeesten outdoor:

  1. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van door M.Z.V.-A. georganiseerde doortochten.
  2. Hij/zij coördineert: hij/zij stelt een draaiboek op en ziet toe op de invulling en uitvoering van dit draaiboek.
  3. Hij/zij stelt een budget op in samenwerking met de penningmeester, econoom en sportsecretaris.

§9 Verantwoordelijke zwemschool:

  1. De verantwoordelijke zwemschool bepaalt in samenspraak met de lesgeefsters (lesgevers) de structuur van de zwemschool haar noden en communiceert deze naar De Raad van Bestuur.
  2. Hij/zij is logistiek verantwoordelijk voor de zwemschool: de lesgeefsters kunnen op hem/haar een beroep doen voor de aanschaf van materiaal welke hij/zij ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorlegt.
  3. Hij/zij coördineert de samenwerking tussen de lesgevers en staat hen met raad en daad bij.
  4. In conflictsituaties is zijn/haar taak het standpunt van de club naar de leerlingen/ouders van leerlingen van de zwemschool te verduidelijken. De technische inhoud van de zwemschool wordt bepaald door de lesgeefsters (lesgevers): de verantwoordelijke heeft hierin enkel een adviserende functie.

§10 Hoofd sporttechnische cel waterpolo

  1. Is de vertegenwoordiger van de waterpolo in de Raad van Bestuur
  2. Hij/zij heeft tot taak de relatie tussen de afdeling waterpolo en de Raad van Bestuur te onderhouden
  3. Hij/zij heeft tot taak belangrijke zaken welke zich binnen het waterpolo gebeuren voordoen en welke de M.Z.V.-A. v.z.w. zouden kunnen aanbelangen, zo snel mogelijk aan de Raad van Bestuur te rapporteren en eventueel een bijzondere vergadering van de Raad van Bestuur aan te vragen.
  4. Communiceert beslissingen van de Raad van Bestuur naar de leden van de waterpolo afdeling
  5. Coördineert de organisatie van de trainingen en wedstrijden

§11 Waterpolo secretaris:

  1. Hij/zij geeft de Raad van Bestuur kennis van de beslissingen binnen de waterpolo afdeling . Tevens licht hij/zij de sportieve en financiële toestand van de waterpolo toe.
  2. Hij/zij legt te gepaste tijde een jaarverslag van het voorbije jaar en een budget voor het komende jaar voor aan de penningmeester.
  3. Ook heeft hij/zij tot taak belangrijke zaken welke zich binnen het waterpolo gebeuren voordoen en welke de M.Z.V.-A. v.z.w. zouden kunnen aanbelangen, zo snel mogelijk aan de Raad van Bestuur te rapporteren en even­tueel een bijzondere vergadering van de Raad van Bestuur aan te vragen.
  4. Verzorgd de correspondentie met de KBZB WP en administratie in samenwerking met de algemeen secretaris. Woont alle vergaderingen (kalender, …) bij.
  5. Organiseert jaarlijks een evaluatie en planningsvergadering met alle waterpolo spelende leden (+ 16 jaar) trainers en officials.
  6. Bereidt samen met het hoofd sporttechnische cel waterpolo de nieuwe waterpolokalender voor (wijzigingen, alle noodzakelijke contacten voorafgaand aan de nieuwe kalendervergadering)
  7. Overlegd met het zwembadbeheer de planning van de thuiswedstrijden en confirmeert deze na de definitieve kalender.
  8. Coördineert alle wijzigingen tijdens het lopende seizoen in verband met wedstrijden en trainingen met:
    1. zwembadbeheer
    2. clubs
    3. KBZB
  9. Geeft een sportief verslag over de waterpolo op de algemene ledenvergadering.
  10. Communiceert waterpolo beslissingen van de KBZB of geeft informatie aangaande waterpolo van de KBZB naar de leden van de waterpolo afdeling en hoofd technische cel waterpolo door.

§12 Feestbestuurder:

Hij/zij coördineert de organisatie van de verschillende festiviteiten in samenspraak met het feestcomité waarvan hij/zij de vergadering voorzit. Voorstellen van het feestcomité worden steeds ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

Ieder toegetreden lid, lid of erelid kan mogelijke activiteiten voorleggen aan het feestcomité met een kosten-baten analyse.
Na goedkeuring van dit budget door de Raad van Bestuur, heeft de feestbestuurder volledige vrijheid van aankoop binnen het budget. Hij/zij bezorgt de aankoopbewijzen aan de penningmeester.
Na de activiteit georganiseerd door het feestcomité maakt hij/zij een gedetailleerd financieel verslag over aan de penningmeester met afrekening.

§13 Econoom:

Draagt zorg voor het materiaal ter beschikking gesteld van de zwemvereniging (lokalen inbegrepen).
Bij schade of tekort aan materiaal zal hij/zij het bestuur hiervan op de hoogte brengen en een budget-aanvraag doen om het materiaal aan te schaffen of te vervangen. Na goedkeuring van dit budget door de Raad van Bestuur, heeft hij/zij de volledige vrijheid van aankoop. Na aankoop bezorgt hij/zij de aankoopbewijzen aan de penningmeester.
Bij moedwillige schade toegebracht aan het bedoelde materiaal door een lid van de club, zal de econoom hiervan verslag uitbrengen bij de Raad van Bestuur, dat na onderzoek uitspraak zal doen wat betreft de te betalen schadevergoeding.

Bij uitreiking van materiaal, geeft zij indien nodig opdracht aan de penningmeester om een rekening op te maken aan betrokkene.

§14 Webmaster:

  1. De webmaster centraliseert alle informatie welke naar de leden en niet-leden via het web kan gepubliceerd worden en publiceert deze.
  2. Op basis van de topswim bestanden publiceert hij/zij de tijden van de competitiezwemmers en clubkampioenschappen + clubrecords.
  3. De webmaster bericht leden via email over wijzigingen aan de website (newsletter).
  4. Het staat de webmaster vrij hulp in te roepen van onbezoldigde al of niet leden of niet-bestuursleden.
  5. De website en newsletter zijn een communicatiemiddel. Het is de verantwoordelijkheid van iedereen welke een functie binnen de club uitoefent om de webmaster te bevoorraden met informatie (bvb wedstrijdverslagen, sporttechnische informatie, topswimbestanden, kalender).
  6. Mededelingen naar leden, evenementen en organisaties, worden via mailing eerst ter kennis gegeven aan de Raad van Bestuur.

§ 15 Vertegenwoordiger M.Z.V.-A. in het Brabo-bestuur:

  1. De vertegenwoordiger M.Z.V.-A. in het Brabo-bestuur woont de bestuursvergaderingen van Brabo bij en communiceert de verslagen/beslissingen van deze vergaderingen naar de M.Z.V.-A. bestuursleden.
  2. Hij/zij dient als doorgeefluik voor bestellingen welke gemaakt worden in het kader van het Speedo sponsoringcontract.
  3. Hij/zij krijgt de toelating van het M.Z.V.-A. bestuur om op de Brabo bestuursvergadering beslissingen te nemen in naam van het M.Z.V.-A. bestuur.
  4. Bij belangrijke financiële beslissingen onthoudt het bestuurslid zich en legt dit eerst voor aan het bestuur van M.Z.V.-A.
  5. Hij/zij kijkt er nauwlettend op toe dat de statuten en huisreglement van Brabo stipt worden nageleefd en dat de belangen van M.Z.V.-A. op geen enkel moment worden geschaad.

§16 Verantwoordelijke sponsoring:

  1. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van directe sponsoring.
  2. Hij/zij bepaalt samen met het bestuur een doelbedrag en stelt een plan op om dit te verwezenlijken.

§17 Verantwoordelijke public relations:

  1. Is woordvoerder en vertegenwoordigt de club bij officiële instanties: de stad Antwerpen, KBZB, VZF, pers
  2. In principe is hij/zij woordvoerder van de club naar alle niet M.Z.V.-A. leden, zo ook scholen, andere clubs, sympathisanten en … opposanten.

§18 Raadsleden:

  1. Zorgen voor extra ideeën.
  2. Kunnen tijdelijk de taak van een ander lid van de Raad van Bestuur waarnemen wanneer dit lid in de onmogelijkheid verkeert om zijn functie uit te voeren.

§19 Ombudsman

Is het aanspreekpunt voor zowel toegetreden leden, leden en ereleden die vragen, opmerkingen of problemen hebben omtrent en binnen de werking van de vereniging.
Hij/zij geeft een gepaste oplossing en legt deze zo nodig voor aan de Raad van Bestuur.

Artikel 14: Kleuren en embleem

  1. De kleuren van de club zijn voor de duur van de vereniging, blauw en geel zonder voorrang voor één van beide en beide steeds onafscheidelijk. Het clubembleem heeft de vorm van een schild.
  2. Het clubsymbool is de Olympische fakkel. Het schild is blauw en draagt een geel middenvlak waarop de Olympische fakkel is aangebracht. Op het schild komen tevens de letters M.Z.V.-A. (afkorting voor Merksemse ZwemVereniging – Antwerpen) voor en dit respectievelijk op het linkse blauwe vak, het gele middenvak, het rechtse blauwe vak en in de vlam van de fakkel. Bovenaan wordt “MERKSEM” aangebracht en dit in blauwe kleur op gele ondergrond.
  3. Op briefwisseling en mededelingen kan en mag ook gebruik gemaakt worden van de blauwe speelse druppel.
  4. Logo’s opgelegd door: Stad Antwerpen, Provincie Antwerpen in verband met toegekende subsidies dienen op alle publicaties te worden gebruikt indien van toepassing.
  5. het Brabo logo mag op alle publicaties gebruikt indien van toepassing.
  6. sponsor logo’s mogen gebruikt worden na voorafgaand schriftelijke toelating van de sponsor (contract) en de Raad van Bestuur en dit indien van toepassing.
  7. de gebruikte logo’s dienen een ondergeschikte (kleinere) plaats in te nemen t.o.v. het officiële M.Z.V.-A. logo.